Kaip rasti failus naudojant „Copilot“ sistemoje „Windows“

Ar norite rasti dokumentus, vaizdus ar pokalbius neatidarę dešimties skirtingų programų? „Copilot“ integruojasi su „Windows“ ir „Microsoft 365“, kad būtų galima teikti vieningą paiešką, kurioje sekami žmonės, pokalbiai, susitikimai, failai ir kt. Naudodami išmaniąsias rekomendacijas, naujausius rodinius ir smulkius filtrus, galite per kelias sekundes grįžti prie to, ką darėte, neprarasdami dėmesio.

Šiame vadove žingsnis po žingsnio paaiškinu, kaip rasti failus naudojant „Copilot“ sistemoje „Windows“, taip pat parodau išplėstines parinktis. Pavyzdžiui, filtravimas pagal šaltinį ar savininką, greitosios prieigos skydas, automatinės rekomendacijos, failų įkėlimas analizei pokalbyje, privatumo valdikliai ir net su „Copilot“ susijusių duomenų paieška ir trynimas naudojant „eDiscovery“ ir „Microsoft Graph“. Visa tai su praktišku požiūriu, kurį galite pritaikyti savo kasdieniame darbe.

Paieška naudojant „Copilot“ „Microsoft 365“ programėlėje

Failų paieškos naudojant „Copilot“ pradžia yra „Microsoft 365 Copilot“ programėlė., kur paieškos funkcija centralizuoja su jumis susijusius žmones, pokalbius, susitikimus ir dokumentus. Čia taip pat matysite suasmenintus pasiūlymus ir nuorodą į neseniai naudotus arba su jumis bendrintus elementus.

Norėdami pradėti paiešką, atidarykite „Microsoft 365 Copilot“ programėlę ir naršymo srityje pasirinkite Ieškoti.Įveskite užklausą paieškos laukelyje ir pasirinkite tiesioginį rezultatą arba palieskite mygtuką >, kad pamatytumėte išsamesnius atitikmenis. „Copilot“ renka rezultatus iš įvairių šaltinių visoje jūsų organizacijoje ir pateikia juos vieningu formatu.

Integruota paieška neapsiriboja „Office“ dokumentaisTai taip pat gali apimti vaizdus, ​​pranešimus, „SharePoint“ svetaines ir turinį iš kitų prijungtų programų. Pavyzdžiui, jei prisimenate, kad kažkas su jumis bendrino klaidų stebėjimo dokumentą, tiesiog įveskite dalį pavadinimo arba atitinkamus raktinius žodžius, kad jį akimirksniu rastumėte.

Paieškos pranašumai ir filtrai

Didžiausias „Copilot“ paieškos privalumas yra tas, kad ji sujungia platų pasiekiamumą su tikslumu, kurį suteikia filtrai.Jei gaunate per daug rezultatų, susiaurinkite aprėptį pagal elemento tipą – failus, kontaktus, susitikimus, pokalbius ir kt. – kol liks tik tai, kas susiję su jūsų užduotimi.

Be to, „Copilot“ rodo paruoštas naudoti rekomendacijas ir santraukas.Matysite siūlomus failus ir susitikimų santraukas su idėjomis tolesniam darbui. Šis konteksto sluoksnis taupo jūsų laiką ir nukreipia jus į kitą loginį žingsnį.

Dar viena svarbi pagalba yra skiltis „Naujausi“, kuriame pateikiamas neseniai atidarytų arba modifikuotų elementų sąrašas. Grįžti prie dokumento, su kuriuo dirbote prieš kelias valandas, galima labai paprastai – tereikia spustelėti, nereikia atsiminti kelių ar aplankų.

Greita prieiga: Naujausi, Bendrinami ir Mėgstamiausi

Paieškos lange greitosios prieigos srityje jūsų turinys suskirstytas į tris labai praktiškus sąrašus per kelias sekundes pereiti nuo vieno svarbiausio kasdienio gyvenimo dalyko prie kito.

• Naujausi: Viskas, ką neseniai atidarėte arba modifikavote, kad galėtumėte grįžti prie darbo negaišdami laiko.
• Bendrai: failai, kuriais su jumis pasidalijo kolegos ir kurie dažnai yra labai svarbūs komandiniam darbui.
• Pridėti į Favoritus: Žymėkite dokumentus pačioje „Microsoft 365 Copilot“ programėlėje, „OneDrive“ arba „Word“ / „PowerPoint“ / „Excel“, kad jie visada būtų po ranka.

Reikia tikslesnio greitosios prieigos nustatymo? Taikykite greituosius filtrus arba filtrų meniu palieskite + Naujas, kad galėtumėte peržiūrėti duomenis pagal kriterijus, pvz. Vieta, pasidalino y Nuosavybės teise priklausantisTokiu būdu galite, pavyzdžiui, išsaugoti tik tai, kas yra konkrečioje „SharePoint“ svetainėje arba ką kažkas jums atsiuntė.

Kaip formuluoti užklausas ir atverti rezultatus

Rašykite natūralias užklausas: dalinį pavadinimą, failo tipą arba turinio temą„Copilot“ supranta tokias paieškas kaip „3 ketvirčio pardavimų pristatymas“ arba „renginio vaizdai“. Kai rodomi rezultatai, pasirinkite juos, kad atidarytumėte tiesiogiai, arba palieskite rodyklę >, kad pamatytumėte papildomus rezultatus ir patikslintumėte paiešką.

Jei nesate patenkinti pirmuoju bandymu, pridėkite tokią informaciją kaip autorius, data, formatas ar vieta.Pavyzdžiui: „Autorės Martos investicijų grąžos ataskaita PDF formatu“ arba „produkto susitikimo protokolas „SharePoint“ programoje“. Filtrų ir raktinių žodžių derinimas yra efektyviausias sutrumpintas būdas.

Rekomendacijos ir santraukos, kurios padės jums

„Copilot“ yra rekomendacijų erdvė su susitikimų santraukomis ir failais, kurie gali jus dominti., taip pat siūlomos tolesnio darbo instrukcijos. Galite atidaryti rekomendaciją arba spustelėti toliau pateiktą pranešimą, kad atidarytumėte ją „Microsoft 365 Copilot“ ir išplėstumėte informaciją pokalbyje.

Tame pokalbyje su „Copilot“ galite paklausti išsamesnės informacijos, išskirti svarbiausius dalykus arba paruošti tolesnius veiksmus. (kaip parašyti el. laišką su susitikimų susitarimais). Tai greitas būdas pereiti nuo „ieškojimo“ prie „veikimo“.

Kur programų ir paskyros reikalavimuose yra „Copilot“?

Jei turite „Copilot“ prenumeratą, jos skirtuką matysite internetinėse „Word“, „Excel“, „PowerPoint“ ir „Outlook“ programose.Turint „Microsoft 365“ prenumeratą, kurioje yra darbalaukio programos, „Copilot“ taip pat bus rodoma jūsų kompiuteryje įdiegtose versijose.

Pirmiausia įsitikinkite, kad prisijungėte naudodami teisingą paskyrą.Naudojimui namuose reikia „Microsoft 365 Personal“ arba „Family“ arba „Copilot Pro“. Verslui reikia vienos iš šių licencijų: „Microsoft 365 Business Basic“, „Business Standard“, „Business Premium“, E3, E5, F1 arba F3 ir „Microsoft 365 Copilot“ licencijos. Naujiems, neįrašytiems failams arba vietoje saugomiems failams pagrindinė sąskaita kuris rodomas aukščiau „Microsoft 365“ lange, turi turėti „Copilot“ licenciją.

Taip pat patikrinkite savo privatumo nustatymus, nes išjungus „Copilot“ gali būti paslėpta.„Windows“ sistemoje: Failas > Paskyra > Paskyros privatumas > Tvarkyti nustatymus. Įjunkite „Patirtys, kurios analizuoja jūsų turinį“, o po ja – „Visos prijungtos funkcijos“. „Mac“ sistemoje: „Word“ > Nuostatos > Privatumas ir įjunkite tas pačias dvi parinktis. Jei jos buvo išjungtos, jas įjungus bus atrakintos „Copilot“ funkcijos programose.

Daugiau būdų dirbti su paieška

Paieška naudojant „Copilot“ – tai ne tik laukas, kurį reikia įvestiJį papildo rekomendacijos, greita prieiga, išplėstiniai filtrai ir, svarbiausia, galimybė bendrauti, kad iš radote informacijos ištrauktumėte išsamią informaciją arba atliktumėte kitą veiksmą mažiau paspaudimų.

Failų įkėlimas į „Copilot“ turinio analizei

„Copilot“ leidžia įkelti vaizdus arba suderinamus failus tiesiai į pokalbį., analizuoti jo turinį ir pateikti atsakymus, santraukas arba rekomendacijas pagal tai, kas yra viduje. Tai idealu, jei norite „paklausti“ dokumento neatidarę jo gimtojoje programėlėje.

Jūsų įkelti failai saugiai saugomi iki 30 dienų ir automatiškai ištrinami.„Microsoft“ nenaudoja į „Copilot“ įkeltų failų turinio modeliams mokyti. Didžiausias failo dydis yra 50 MB.

Palaikomi formatai: dokumentai (PDF, DOCX, XLSX, PPTX), vaizdai (PNG, JPEG, PJP, JFIF) ir tekstas/peržiūra (TXT, TEXT, JSON, CSV, MD). Naudodamiesi šia aprėptimi, galite dirbti su dauguma įprastų biuro medžiagų.

1. Norėdami įkelti failą, spustelėkite piktogramą „Atidaryti“ (+) ir pasirinkite „Įkelti“Pasirinkite failą naršyklėje ir jis bus pridėtas kaip pokalbio priedas.
2. Parašykite savo užklausą pokalbių lange, pavyzdžiui: „aprašykite šį vaizdą“ arba „kokias rekomendacijas pateiktumėte remdamiesi šiuo dokumentu?“. Galite užduoti tolesnius klausimus neįkeldami failo iš naujo.

Naudingos idėjosĮkėlę gyvenimo aprašymą, parašykite „Padėkite man parašyti motyvacinį laišką jaunesniojo rinkodaros specialisto pareigoms, pabrėžiant mano atitinkamą patirtį.“ Ataskaitoje parašykite „Apibendrinkite dokumentą trimis pagrindinėmis rekomendacijomis ir pridėkite APA stiliaus citatą.“

„Copilot“ programoje „Excel“: duomenys, formulės ir išvados

Jei dirbate su skaičiuoklėmis, Copilot programoje Excel Tai greitintuvas, skirtas duomenims suprasti ir formulėms kurtiTai padeda importuoti duomenis iš žiniatinklio, „OneDrive“ arba „SharePoint“, paryškinti informaciją, lengvai rūšiuoti ir filtruoti bei generuoti arba paaiškinti formules pagal kontekstą.

Tarp privalumų išsiskiria galimybė užduoti klausimus apie savo duomenis. „Copilot“ gali pateikti diagramas, suvestines lenteles, santraukas, tendencijas arba išskirtis. Tai tarsi analitikas, sėdintis šalia jūsų.

Kur yra „Copilot“ programoje „Excel“? Galite naudoti piktogramą, esančią skirtuko „Pagrindinis“ juostelėje, norėdami atidaryti pokalbių idėjas arba susirasti. Pasirinktame langelyje taip pat matysite spindesio piktogramą su kontekstiniais greitais veiksmais.

1. Duomenų formatavimas kaip lentelės arba diapazono kad „Copilot“ galėtų juos „suprasti“.
2. Atidarykite „Copilot“ ir pasirinkite kurti ką nors naujo, siūlyti formules ar formatus arba apibendrinti duomenis.Jei pageidaujate, atidarykite pokalbių langą ir pateikite savo nemokamą užklausą.

Privatumas: Modelių mokymo valdymas

Jei prisijungiate prie „Copilot“ naudodami savo „Microsoft“ paskyrą (arba trečiosios šalies paskyrą), galite nuspręsti, ar jūsų pokalbiai bus naudojami generatyviniams dirbtinio intelekto modeliams mokyti. kurį naudoja „Copilot“. Jei atsisakysite, jūsų ankstesni, dabartiniai ir būsimi pokalbiai nebus naudojami šiam tikslui, nebent vėliau pakeisite savo nuostatą; pakeitimas įsigalios maždaug po 30 dienų.

Jei neprisijungsite, „Copilot“ nemokys jūsų pokalbių.Taip pat atkreipkite dėmesį, kad šis nustatymas nedraudžia kitų naudojimo būdų, aprašytų Privatumo pareiškime (bendrų produktų tobulinimų, saugumo, atitikties, reklamos ir kt.).

• Svetainėje copilot.microsoft.com: profilis > profilio pavadinimas > Privatumas > Teksto / kalbos modelio mokymas.
• „Copilot“ sistemoje „Windows“Profilis > Nustatymai > Privatumas > Teksto / kalbos modelio mokymas.
• Mobiliojoje programėlėje: meniu > profilis > Paskyra > Privatumas > Teksto / kalbos modelio mokymas.

„Microsoft“ galėtų palaipsniui išplėsti šias kontrolės priemones į daugiau šalių. kur pokalbių istorija šiuo metu nenaudojama mokymams, visada laikantis vietinių privatumo taisyklių.

Išplėstinis valdymas: „Copilot“ duomenų paieška ir naikinimas naudojant el. duomenų aptikimą

Įmonės aplinkoje galite naudoti „eDiscovery“ („Premium“) ir „Microsoft Graph“, kad ieškotumėte ir ištrintumėte vartotojų pranešimus ir „Copilot“ atsakymus. palaikomose programose ir paslaugose. Tai naudinga norint pašalinti neskelbtiną ar netinkamą informaciją arba reaguoti į duomenų saugumo pažeidimus.

Reikalingi leidimaiNorėdami sukurti bylą ir naudoti rinkinius, turite priklausyti „eDiscovery Administrator“ vaidmenų grupei „Microsoft Purview“ portale. Norėdami ištrinti duomenis, jums reikia vaidmens „Search and Purge“, kuris pagal numatytuosius nustatymus yra įtrauktas į „Data Investigator“ ir „Organization Administration“. Yra apribojimas 100 prekių vienoje pašto dėžutėje kiekvienai trynimo operacijai, kad būtų pagreitintas atsakymas.

1 veiksmas: sukurkite bylą

Pirmiausia sukurkite atvejį sistemoje „eDiscovery“ („Premium“) valdyti visą paieškos ir valymo srautą. Šis atvejis bus konteineris, kuriame pridėsite rinkinius, apibrėžiančius, kas bus peržiūrėta ir ištrinta.

2 veiksmas: sukurkite surinkimo sąmatą

Toliau sukurkite surinkimo sąmatą, kuri rastų „Copilot“ duomenis, kuriuos reikia ištrinti.Ši paieška „juodraštis“ grąžina kandidatų elementų rinkinį. 5 veiksme galite išvalyti kolekcijos grąžintus duomenis, atsižvelgdami į elementų limitą vienoje vietoje.

Duomenų šaltiniai ir funkcijų klasės (vartotojo pranešimai ir atsakymai saugomi vartotojo pašto dėžutėje):

• Excel → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Excel
• Pastabos apie fasilitatoriaus dirbtinį intelektą → IPM.SkypeTeams.Message.TeamCopilot.AiNotes.Teams
• Kilpa → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Loop
• „Microsoft 365“ programėlė → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.M365App
• „Copilot for Bing“ („Microsoft 365 Copilot“ pokalbiai) → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.BizChat
• „Microsoft“ formos → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Forms
• "OneNote" → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.OneNote
• Outlook → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Outlook
• "PowerPoint" → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Powerpoint
• "SharePoint" → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.SharePoint
• „Teams“ kanalas → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
• Komandos pokalbiai → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
• „Teams“ kopilotinis pokalbis („Microsoft 365“ kopilotinis pokalbis) → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.BizChat
• Komandų susitikimas → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
• „Microsoft 365 Teams“ pokalbių funkcija (BF) → IPM.SkypeTeams.Message
• Internetinis pokalbis → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.WebChat
• lenta → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Whiteboard
• Word → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Word

Konsultacijų pasiūlymai: naudokite sąlygą tipo ir pasirinkite „Bendrojo piloto veikla“. Pridėkite datų intervalą arba raktinius žodžius, kad jį susiaurintumėte ir išlaikytumėte aktualumą savo tyrimui.

Žiniatinklio užklausų atpažinimas naudojant „Copilot“

Jei „Copilot“ įgalinta žiniatinklio paieška, „Bing“ siunčiamas užklausas galima rasti el. duomenų aptikimo sistemoje.Norėdami tai padaryti: filtruokite pagal „Copilot“ veiklą, atsisiųskite elementą, atidarykite jį naudodami redaktorių ir suraskite WebSearchQueryJei yra, žemiau matysite tikslią užklausą, išsiųstą „Microsoft Bing“.

3 veiksmas: peržiūrėkite surinkimo rezultatą

Grąžintų prekių imties patikrinimas , kad patvirtintumėte, jog rinkinyje yra tik tai, ką norite ištrinti. Pasikliaukite populiariausių vietų statistika išvardyti šaltinius su rezultatais ir paruošti tą sąrašą kitam žingsniui.

4 veiksmas: Pašalinkite sulaikymus ir saugojimo strategijas

Prieš valydami, pašalinkite visas paskirties pašto dėžučių sulaikymo ar saugojimo strategijas., kitaip sistema išsaugos duomenis. Atkreipkite dėmesį, kurią politiką pašalinote, kad galėtumėte ją vėl pritaikyti po ištrynimo.

5 veiksmas: duomenų ištrynimas naudojant „Microsoft Graph“

Viską peržiūrėję, galite ištrinti kolekcijos grąžintus „Copilot“ duomenis. naudojant „Graph Explorer“. Procesą sudaro trys užduotys: atvejo ID, kolekcijos ID gavimas ir išvalymo atlikimas.

1. Gaukite bylos IDEikite į „Graph Explorer“ ir prisijunkite naudodami paskyrą, kurios vaidmuo yra „Ieškoti ir valyti“. Paleiskite GET komandą https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases (būtinai pasirinkite API versiją v1.0). Raskite savo bylą pagal displayName ir nukopijuokite jo identifikatorių.
2. Gaukite kolekcijos ID: vykdo GET komandą https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches, pakeičiant {ediscoveryCaseID}Raskite kolekciją pagal displayName ir patvirtina savo contentQueryNukopijuokite paieškos identifikatorių.
3. Išvalyti duomenis: siunčia POST į https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches/{ediscoverySearchID}/purgeDataJei viskas klostysis gerai, pamatysite HTTP kodą, rodantį, kad užklausa buvo priimta.

Taip pat galite naudoti „PowerShell“Pavyzdžiui, JAV vyriausybės debesyje: Connect-MgGraph -Scopes "ediscovery.ReadWrite.All" -Environment USGov ir Invoke-MgGraphRequest -Method POST -Uri '/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/<ediscoverySearchID>/searches/<search ID>/purgeData'.

6 veiksmas: patvirtinkite ištrynimą

Po išvalymo duomenys perkeliami į paslėptą aplanką „SubstrateHolds“. bent jau 1 dieną ir yra visam laikui ištrinami po 1–7 dienų, kai paleidžiama laikmačio užduotis. Galutiniam vartotojui nėra matomo pranešimo.

7 veiksmas: iš naujo pritaikykite išskaičiuotus mokesčius

Patvirtinę, kad duomenys buvo ištrinti, iš naujo pritaikykite sulaikymus ir strategijas. į paveiktas pašto dėžutes, kad būtų atkurta pradinė atitikties būsena.

Naudingi vaizdo įrašai ir demonstracijos

Yra trumpų vaizdo įrašų, kuriuose rodoma, kaip „Copilot“ padeda atlikti tyrimus ir cituoti programoje „Word“. (pavyzdžiui, vieną, kuri trunka 59 sekundes) ir kaip rasti tikslias nuorodas „Word“ dokumentuose (kitą, kuri trunka 47 sekundes), kurios tiesiogiai nukreipia jus į reikiamą skyrių.

Jei norite praktikuotis, ieškokite parinkčių „Išbandykite programoje „Word““ arba peržiūrėkite „Copilot“ vaizdo įrašų galeriją.Šių trumpų demonstracijų peržiūra yra puikus būdas pasisemti įkvėpimo iš realių naudojimo atvejų ir pritaikyti juos savo kasdieniame darbe.

Svarbiausia norint rasti failus naudojant „Copilot“ sistemoje „Windows“ yra suderinta paieška su filtrais, greitąja prieiga ir rekomendacijomis., prireikus padės įkelti failus, kad būtų galima analizuoti turinį jo neatidarant, „Copilot for Excel“ – duomenims naršyti ir privatumo valdikliams, kad galėtumėte nuspręsti, kaip naudojami jūsų pokalbiai. Įmonių aplinkoje „eDiscovery“ ir „Graph“ taip pat suteikia jums galimybę valdyti „Copilot“ veiklų paiešką ir jų šalinimą audituojamu ir saugiu būdu.